Bieterfragen, Rügen und Fristen: Sicher durch die Vergabephase

Bieterfragen und Rügen: Worum geht es hier eigentlich?

Bei einer öffentlichen Ausschreibung legt der Auftraggeber fest, welche Leistungen er benötigt und unter welchen Bedingungen Unternehmen ihr Angebot abgeben können. Dazu stellt der Auftraggeber verschiedene Vergabeunterlagen bereit, beispielsweise Leistungsbeschreibungen und -verzeichnisse, Eignungsanforderungen oder Terminpläne. Gerade bei umfangreichen Bau- oder Planungsprojekten bleibt aber nicht immer jede Formulierung eindeutig und klar verständlich.

Mit einer Bieterfrage kannst du beim Auftraggeber nachhaken. Vielleicht ist eine Position im Leistungsverzeichnis unverständlich ausgedrückt, ein geforderter Nachweis nicht genau beschrieben oder eine bestimmte Leistung unterschiedlich aufgelistet. Durch deine Nachfrage soll der Auftraggeber die Unklarheit beseitigen, damit du dein Angebot auf einer möglichst verlässlichen Grundlage kalkulieren kannst.

Eine Rüge geht dagegen noch einen Schritt weiter. Mit dieser machst du geltend, dass der Auftraggeber gegen Vergaberegeln verstößt und forderst ihn gleichzeitig auf, den Fehler zu korrigieren. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Ausschreibungsbedingungen einzelne Unternehmen ohne sachlichen Grund benachteiligen. Bei EU-weiten Vergabeverfahren kann eine rechtzeitige Rüge außerdem wichtig dafür sein, ob du einen Vergabeverstoß später noch rechtlich überprüfen lassen kannst.

Für Architekten und Ingenieure, die eine Vergabe im Auftrag des Bauherrn begleiten, ist diese Unterscheidung ebenfalls wichtig, da sie erkennen müssen, ob ein Unternehmen lediglich eine fachliche Auskunft benötigt oder bereits einen möglichen Vergabeverstoß beanstandet. Und damit wären wir bei der Kernfrage: Was darfst du im Vergabeverfahren eigentlich alles fragen?

Bieterfragen im Vergabeverfahren: Was darfst du fragen?

Wer schon einmal ein umfangreiches Leistungsverzeichnis durchgearbeitet hat, weiß, dass nicht jede Position auf Anhieb verständlich ist. Manchmal fehlen wichtige Angaben, an anderer Stelle widersprechen sich die Unterlagen oder eine Anforderung lässt mehrere Interpretationen zu. Genau dafür gibt es Bieterfragen. In der Regel darfst du alles ansprechen, was für das Verständnis der Ausschreibung und die Erstellung eines verlässlichen Angebots relevant ist. Dazu gehören beispielsweise:

• Unklare Leistungsbeschreibungen: Eine Position lässt offen, welche Arbeiten oder Materialien der Auftraggeber tatsächlich erwartet.
• Widersprüchliche Angaben: Im Leistungsverzeichnis stehen andere Mengen, Termine oder Anforderungen als in den übrigen Vergabeunterlagen.
• Fehlende Informationen: Für eine realistische Kalkulation benötigst du zusätzliche Pläne, technische Angaben oder Erläuterungen.
• Missverständliche Eignungsanforderungen: Du möchtest wissen, welche Referenzen, Qualifikationen oder Nachweise der Auftraggeber verlangt.

Kritische Nachfragen sind meistens ebenfalls erlaubt. Du kannst zum Beispiel darauf hinweisen, dass eine bestimmte technische Vorgabe den Wettbewerb einschränkt, oder sogar eine alternative Ausführung vorschlagen. Allerdings muss der Auftraggeber seine Anforderungen nicht allein deshalb ändern, weil eine andere Lösung für dich günstiger oder einfacher umzusetzen wäre.

Wichtig ist, dass du deine Fragen möglichst konkret und sachlich formulierst. Statt pauschal zu behaupten, eine Leistungsbeschreibung sei unbrauchbar, solltest du besser genau benennen, welche Angabe fehlt oder welche Aussagen sich widersprechen. So kann die Vergabestelle dein Anliegen schneller einordnen und gezielt beantworten. Achte außerdem auf den vorgesehenen Kommunikationsweg. Bei elektronischen Vergabeverfahren läuft der Austausch normalerweise über die jeweilige Vergabeplattform. Ein kurzer Anruf beim zuständigen Sachbearbeiter mag unkomplizierter erscheinen, ist aber kein Ersatz für eine nachvollziehbare Kommunikation im Verfahren.

Und noch etwas solltest du berücksichtigen: Eine Bieterfrage ist kein vertrauliches Gespräch zwischen dir und dem Auftraggeber. Antworten, die für die Angebotserstellung relevant sind, muss die Vergabestelle auch den anderen betroffenen Unternehmen zugänglich machen. Formuliere deine Fragen deshalb so, dass du nicht versehentlich deine eigenen Kalkulationsansätze oder Geschäftsgeheimnisse preisgibst.

Wenn du allerdings einen konkreten Verstoß gegen Vergaberegeln erkennst, reicht eine gewöhnliche Verständnisfrage möglicherweise nicht aus. Dann kommt die Rüge ins Spiel – und damit ein Unterschied, der für den weiteren Verlauf des Verfahrens noch von Bedeutung sein kann.

Bieterfrage oder Rüge? Der Unterschied macht’s aus

Nicht jede kritische Nachfrage ist automatisch eine Rüge. Entscheidend ist, ob du lediglich eine Information benötigst oder einen möglichen Vergabeverstoß beanstandest und dessen Korrektur verlangst. Wie groß dieser Unterschied sein kann, zeigt unser Beispiel mit den widersprüchlichen Ausführungsfristen.

Eine gewöhnliche Bieterfrage könnte etwa so lauten:

„Im Leistungsverzeichnis ist eine Ausführungszeit von sechs Wochen angegeben, während der Terminplan acht Wochen vorsieht. Welche Frist ist für die Angebotserstellung maßgeblich?“

Eine Rüge würde dagegen deutlicher ausfallen:

„Die widersprüchlichen Ausführungsfristen verhindern aus unserer Sicht eine eindeutige Kalkulation. Wir beanstanden diese Unklarheit als Vergabeverstoß und bitten um eine entsprechende Korrektur der Vergabeunterlagen.“

Dabei kommt es gar nicht darauf an, ob du deine Nachricht ausdrücklich als „Rüge“ bezeichnest. Entscheidender ist, dass der Auftraggeber direkt erkennen kann, welchen Fehler du beanstandest und dass du gleichzeitig Abhilfe erwartest. Gerade bei EU-weiten Vergabeverfahren ist diese Unterscheidung wichtig, denn eine einfache Bieterfrage berücksichtigt nicht automatisch die gesetzlichen Rügefristen. Wer einen möglichen Vergabeverstoß erkennt, sollte deshalb nicht darauf vertrauen, dass die Vergabestelle eine vorsichtig formulierte Nachfrage schon irgendwie richtig einordnen wird.

Fristen bei Bieterfragen und Rügen: Wann ist es zu spät?

Im Vergabeverfahren kann selbst eine berechtigte Beanstandung zu spät kommen. Deshalb solltest du Unklarheiten am besten möglichst früh ansprechen und bei einem vermuteten Vergabeverstoß nicht erst auf die nächste Antwort der Vergabestelle warten. Für EU-weite Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte gelten zudem folgende Regeln:

Die 10-Tage-Frist ist also kein allgemeiner Freibrief. Entdeckst du beispielsweise einen offensichtlichen Fehler in den Vergabeunterlagen wenige Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, solltest du nicht darauf vertrauen, dass dir anschließend noch 10 Tage bleiben.

Bei Bieterfragen lohnt sich ein früher Blick auf den Kalender ebenso. Nach § 20 VgV muss der Auftraggeber die Angebotsfrist unter bestimmten Voraussetzungen verlängern, wenn er rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen nicht spätestens 6 Tage vor Fristablauf bereitstellt. In bestimmten beschleunigten Verfahren beträgt dieser Zeitraum 4 Tage. Daraus ergibt sich allerdings kein allgemeines Recht, bis 6 Tage vor Angebotsabgabe Fragen zu stellen und noch eine Antwort zu erhalten.

Achtung bei nationalen Vergaben: Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten andere Regelwerke und zum Teil sämtliche landesrechtliche Besonderheiten. Die Rügefristen aus § 160 GWB lassen sich deshalb nicht einfach auf jedes Vergabeverfahren anwenden.

Am sichersten fährst du also, wenn du offene Fragen direkt frühzeitig klärst, erkannte Verstöße sofort beanstandest und sämtliche Fristen sowie den Eingang deiner Nachrichten dokumentierst.

Bieterfragen beantworten: Was Vergabestellen und Planungsbüros beachten müssen

Nicht nur die Bieter müssen bei ihren Fragen sorgfältig vorgehen. Auch auf der anderen Seite des Vergabeverfahrens können Fehler entstehen. Denn wer eine Ausschreibung vorbereitet oder begleitet, muss dafür sorgen, dass alle Unternehmen auf einer vergleichbaren Informationsgrundlage kalkulieren können.

Erhält die Vergabestelle eine relevante Bieterfrage, sollte sie diese eindeutig und nachvollziehbar beantworten. Betrifft die Antwort die Angebotserstellung, müssen in der Regel auch die übrigen betroffenen Bieter darüber informiert werden. Immerhin wäre es unfair, wenn ein Unternehmen zusätzliche Informationen erhält, die den Mitbewerbern fehlen. Für dich als Architekt oder Ingenieur sind dabei vor allem diese Punkte wichtig:

• Fachliche Erläuterungen sollten mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Rechtlich heikle Fragen gehören gegebenenfalls in die Hände eines Vergaberechtsexperten.
• Verändert eine Antwort die Leistungsbeschreibung oder andere wichtige Vorgaben, müssen die Vergabeunterlagen angepasst werden. Je nach Umfang kann das auch eine Verlängerung der Angebotsfrist erfordern.
• Fragen, Antworten, Änderungen und deren Bekanntgabe sollten später in der Vergabeakte nachvollziehbar dokumentiert sein.

Besondere Vorsicht ist bei informellen Auskünften geboten. Eine schnelle telefonische Antwort mag vielleicht gut gemeint sein, kann aber genau dann problematisch werden, wenn sie nicht mit den offiziellen Vergabeunterlagen übereinstimmt oder andere Bieter davon nichts erfahren. Wer eine Vergabe begleitet, sollte deshalb genaue Zuständigkeiten vereinbaren und wichtige Entscheidungen immer schriftlich festhalten. Das schützt nicht nur die Transparenz des Verfahrens, sondern kann auch bei späteren Streitigkeiten noch von Bedeutung sein.

Wenn das eigene Angebot zum Ausschlussgrund wird

Nicht jede Unklarheit in den Vergabeunterlagen lässt sich vor Ablauf der Angebotsfrist eindeutig klären. Manche Unternehmen versuchen deshalb, das Problem auf eigene Faust zu lösen und ergänzen beispielsweise eine Anmerkung im Angebot, ändern einzelne Positionen im Leistungsverzeichnis oder knüpfen ihren Preis an zusätzliche Bedingungen. Genau das kann allerdings nach hinten losgehen, da sich alle Bieter grundsätzlich an dieselben Ausschreibungsbedingungen halten müssen. Wer eigenmächtig Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt, riskiert deshalb den Ausschluss seines Angebots.

Ergänzt ein Unternehmen zum Beispiel sein Angebot um den Hinweis „Unser Preis gilt ausschließlich bei einer Ausführungszeit von 8 Wochen“, kann das eine unzulässige Änderung der Ausschreibungsbedingungen darstellen. Auch vermeintlich bessere technische Lösungen solltest du nicht einfach anstelle der geforderten Leistung anbieten. Solche Alternativen kommen vor allem dann infrage, wenn der Auftraggeber entsprechende Nebenangebote ausdrücklich zulässt und du die dafür geltenden Anforderungen erfüllst.