Der Bauzeitenplan aus Ingenieursperspektive: Puffer, Mehrkosten und Nachträge
Montagmorgen, Tagesbesprechung. Eine Freigabe fehlt seit einer Woche, der Fachplaner wartet immer noch auf eine Entscheidung und auf der Baustelle möchte jemand wissen, ob der Termin überhaupt noch zu halten ist. Die Antwort fällt schnell: „Das holen wir später wieder rein.“ Ein Satz, der auf Baustellen erstaunlich lange und gut funktioniert. Bis irgendwann die erste Mehrkostenforderung reinflattert. Denn zwei Wochen Verzögerung bedeuten nicht automatisch zwei Wochen längere Bauzeit. Vielleicht war noch ein Puffer vorhanden. Vielleicht konnten andere Arbeiten ausnahmsweise vorgezogen werden. Vielleicht hing aber genau an dieser einen Freigabe eine ganze Kette weiterer Leistungen. Spätestens dann wird relevant, was im Bauzeitenplan stand und was davon später auch nachvollziehbar ist.
Für Architekten und Ingenieure geht es demnach nicht darum, jede Terminverschiebung zu verhindern. Es geht vielmehr darum, Änderungen im Ablauf rechtzeitig zu erkennen, ihre Folgen festzuhalten und später noch erklären zu können, warum aus 5 verlorenen Tagen vielleicht gar keine Verzögerung wurde – oder ein ziemlich teurer Nachtrag.
Nicht jede Verzögerung bringt gleich das Projekt ins Wanken
Eine Freigabe kommt, angenommen, 5 Tage zu spät. Verlängert sich dadurch automatisch die Bauzeit um 5 Tage? Nein, meistens nicht. Für die weitere Bewertung kommt es aber darauf an, welche Vorgänge von der Freigabe abhängen und wie viel zeitlicher Spielraum noch vorhanden ist. Im Idealfall kann der Fachplaner vorübergehend sogar an anderer Stelle weiterarbeiten oder eine andere Leistung kann zuerst erledigt werden. Oder, es ist bestenfalls ohnehin noch ein größerer Puffer eingeplant.
Es kann aber auch das Gegenteil eintreten und eine verspätete Freigabe den gesamten Ablauf verschieben. Die Planung wird später fertig, die Ausschreibung verzögert sich, die Vergabe folgt später und dem ausführenden Unternehmen fehlt am Ende die notwendige Vorlaufzeit.
Ein Beispiel: Für eine Planfreigabe sind fünf Tage Puffer vorgesehen. Der Auftraggeber benötigt drei Tage länger als geplant. Der Fertigstellungstermin muss sich deshalb nicht zwingend verändern. Zwei Tage Puffer bleiben übrig. Kommt später eine weitere Verzögerung hinzu, kann sich die Situation jedoch schnell ändern.
Für die spätere Bewertung reicht deshalb die Aussage „Die Freigabe kam drei Tage zu spät“ nicht aus. Aussagekräftiger ist in diesem Fall, welche Folgen diese drei Tage im damaligen Projektstand tatsächlich hatten.
- Welcher Vorgang war betroffen?
- Wie viel Puffer stand noch zur Verfügung?
- Welche Leistungen hingen davon ab?
- Und verschob sich dadurch bereits ein vereinbarter Termin?
Solche Zusammenhänge sollte das Planungsbüro nicht erst Monate später nachvollziehen müssen, sondern terminrelevante Änderungen möglichst dort festhalten, wo sie entstehen.
Wie aus kleinen Verzögerungen ein Terminproblem wird
Puffer wird im Projektalltag nur selten durch ein einziges Ereignis aufgebraucht. In vielen Fällen summieren sich einfach mehrere kleinere Verzögerungen. Eine Freigabe kommt zwei Tage später, eine Abstimmung dauert länger als eingeplant und anschließend wird noch eine weitere Planänderung notwendig. Aus fünf Tagen Spielraum können auf diese Weise innerhalb weniger Wochen null Tage werden.
| Projektstand | Ereignis | verfügbarer Puffer | mögliche Terminfolge |
| Ausgangsplanung | Planfreigabe wie vorgesehen | 5 Tage | keine |
| Woche 1 | Freigabe 2 Tage verspätet | 3 Tage | noch keine |
| Woche 3 | zusätzliche Abstimmung notwendig | 1 Tag | Folgetermin wird kritisch |
| Woche 4 | Planänderung benötigt weitere 2 Tage | 0 Tage | Folgetermin kann sich verschieben |
Für das Planungsbüro ist also nicht nur relevant, wie viel Puffer aktuell noch besteht, sondern auch, wodurch er verbraucht wurde. Lag eine verspätete Entscheidung vor? Wurde die Planung geändert? Kam eine Vorleistung zu spät? Oder benötigte das eigene Büro länger als vorgesehen?
Diese Zuordnung kann, wenn im späteren Verlauf Mehrkosten geltend gemacht oder Verantwortlichkeiten diskutiert werden, eine große Rolle spielen. Der aktuelle Bauzeitenplan zeigt zwar den heutigen Stand, erklärt jedoch nicht automatisch, wie dieser Stand entstanden ist. Bei terminrelevanten Änderungen solltest du deshalb zumindest kurz festhalten, was sich verändert hat, wodurch die Änderung ausgelöst wurde und welche Terminfolge zu diesem Zeitpunkt erwartet wurde. Eine ausführliche Stellungnahme zu jeder kleinen Verschiebung ist dafür aber nicht erforderlich.
Werden Bauzeitenpläne fortgeschrieben, sollten außerdem der ursprüngliche Stand und wichtige Zwischenstände erhalten bleiben. Die aktuelle Fassung zeigt am Ende nämlich nur, wo das Projekt aktuell steht. Frühere Versionen helfen hingegen dabei, auch später noch nachvollziehen zu können, wann sich Termine verschoben haben und Puffer aufgebraucht wurden.
Ein geänderter Bauzeitenplan ist noch keine Anordnung des Auftraggebers
Der Auftraggeber verlangt eine Änderung, eine Freigabe erfolgt später als vorgesehen oder der Bauablauf muss an eine bereits eingetretene Verzögerung angepasst werden? Das sorgt dafür, dass sämtliche Vorgänge im nächsten Bauzeitenplan entsprechend verschoben sind. Das Projekt läuft aber mit dem neuen Stand weiter. Entstehen daraus später zusätzliche Kosten, reicht der geänderte Terminplan allein in aller Regel nicht aus, um Ursachen und Verantwortlichkeiten eindeutig zu belegen.
Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 19. September 2024 (VII ZR 10/24) für einen VOB/B-Vertrag klargestellt, dass ein fortgeschriebener Bauablaufplan nicht allein deshalb eine vergütungspflichtige Anordnung darstellt, weil darin auf bereits eingetretene Verzögerungen reagiert wird.
Die Entscheidung betrifft einen ausführenden Auftragnehmer und damit nicht unmittelbar den Honoraranspruch eines Architekten oder Ingenieurs. Für die Dokumentationspraxis von Planungsbüros lässt sich daraus trotzdem etwas ableiten: Ein neuer Terminplan dokumentiert zuerst einmal einen veränderten Ablauf. Er dokumentiert aber nicht automatisch, wer eine Änderung veranlasst oder welche zusätzlichen Planungsleistungen beauftragt wurden.
Verlangt der Auftraggeber tatsächlich eine Änderung, sollte diese deshalb auch außerhalb des Terminplans festgehalten werden. Aus dem Protokoll oder der Korrespondenz sollte dann unmissverständlich hervorgehen, was gegenüber dem bisherigen Stand verändert werden soll, von wem die Vorgabe stammt und wann sie erfolgt ist. So bleibt später die Verbindung zwischen Änderung, zusätzlichem Aufwand und einem möglichen Nachtrag nachvollziehbar.
Wenn aus der Änderung zusätzliche Arbeit wird
Eine Planänderung betrifft selten nur die eine Zeichnung, in der sie zuerst auftaucht. Wird beispielsweise ein TGA-Schacht versetzt, muss möglicherweise die Tragwerksplanung eine erneute Prüfung durchführen. Daraufhin wird die Ausführungsplanung angepasst und bereits abgestimmte Details müssen ein weiteres Mal durch die Runde. Aus einer kleinen Änderung können dadurch einige zusätzliche Stunden werden.
Für das Planungsbüro stellt sich dann die Frage, ob dieser Aufwand noch von der vereinbarten Leistung umfasst ist oder zusätzlich vergütet werden soll. Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Maßgeblich sind der konkrete Vertrag, der vereinbarte Leistungsumfang und die Art der Änderung. In der Praxis liegt die Schwierigkeit aber bereits häufig an einer anderen Stelle: Der zusätzliche Aufwand entsteht nach und nach. Hier eine neue Berechnung, dort eine weitere Abstimmungsrunde, später noch einmal eine überarbeitete Planfassung. Jede einzelne Position wirkt für sich allein relativ überschaubar. Erst in Summe wird daraus ein spürbarer Mehraufwand.
Deshalb sollte das Büro bei einer Änderung möglichst zeitnah klären, welche Arbeit ohnehin angefallen wäre und welche erst durch die neue Vorgabe entstand. Dazu gehört aber nicht nur der Mehraufwand in Form von Planungsstunden. Auch wiederholte Prüfungen, weitere Koordination oder Arbeiten, die bereits erledigt waren und nun erneut ausgeführt werden müssen, können eine Rolle spielen.
Zusätzliche Bauzeit, zusätzlicher Aufwand?
Endet ein Projekt zum Beispiel drei Wochen später als vorgesehen, bedeutet das für das Planungsbüro möglicherweise zusätzliche Besprechungen, weitere Baustellentermine und einen länger an das jeweilige Projekt gebundenen Projektleiter. Trotzdem lassen sich aus drei Wochen Verzögerung nicht automatisch drei Wochen Mehrkosten ableiten. Zunächst muss nämlich feststehen, welcher zusätzliche Aufwand gerade durch diese Verzögerung entstanden ist. Das klingt vielleicht selbstverständlich, wird mit zunehmender Projektdauer aber schnell kompliziert. Schließlich laufen reguläre Arbeiten parallel weiter und nicht jede Stunde in der verlängerten Projektzeit wäre ohne die Verzögerung entfallen. Bei einem Nachtrag sollte sich deshalb eine schlüssige Kette ergeben:
ursprünglicher Ablauf → Änderung oder Störung → Terminfolge → zusätzlicher Einsatz → Mehrkosten
Fehlt ein Glied in dieser Kette, wird die Argumentation schnell anfechtbar. Die Rechtsprechung verlangt bei bauzeitbedingten Mehrkosten eine nachvollziehbare Verbindung zwischen dem ursprünglichen Ablauf, der konkreten Störung und den daraus entstandenen Kosten. Eine bloße Gegenüberstellung von geplantem und tatsächlichem Projektende reicht dafür nicht aus.
Für Planungsbüros bedeutet das, zusätzlichen Einsatz möglichst zeitnah zuzuordnen. Wenn wegen einer verschobenen Ausführung mehrere weitere Baubesprechungen notwendig werden, lässt sich das schlüssig dokumentieren. Dasselbe gilt für zusätzliche Koordination oder wiederholte Prüfungen. Schwieriger wird es hingegen mit einer Rechnung, die erst Monate später im Wesentlichen sagt: Das Projekt dauerte länger, also hatten wir mehr Aufwand. Die zusätzliche Zeit erklärt in diesem Fall nämlich nicht, was in dieser Zeit konkret geleistet wurde.
Wenn Terminprobleme zu Haftungsfragen werden
Terminprobleme werden für Architekten und Ingenieure spätestens dann heikel, wenn daraus ein Vorwurf entsteht. Eine Verzögerung wurde zu spät erkannt, auf mögliche Folgen wurde nicht hingewiesen oder eine Änderung ist in der Dokumentation nicht mehr eindeutig zuzuordnen. Eine gute Projektdokumentation verhindert solche Auseinandersetzungen meist nicht. Sie kann aber belegen, was das Planungsbüro zu welchem Zeitpunkt wusste, worauf es hingewiesen hat und welche Entscheidungen von anderer Seite getroffen wurden. Gerade bei Projekten mit zahlreichen Änderungen und einem engen Terminplan kann das im Schadenfall viel wert sein.
Dann kommt auch die Berufshaftpflicht ins Spiel. Ob und in welchem Umfang Versicherungsschutz besteht, hängt vom konkreten Vertrag und auch vom jeweiligen Vorwurf ab. Du als Planer solltest daher nicht erst beim ersten größeren Terminproblem prüfen, ob deine Tätigkeit und die übernommenen Risiken zur bestehenden Absicherung passen.
Du möchtest wissen, wie gut dein Büro bei Planungs-, Termin- und Haftungsrisiken abgesichert ist? Wir prüfen gemeinsam mit dir deine bestehende Berufshaftpflicht und zeigen dir, wo möglicherweise Lücken bestehen. So weißt du nicht erst im Schadenfall, worauf du dich verlassen kannst.
FAQ zum Thema "Bauzeitenplan aus Ingenieursperspektive"
Muss jede Verzögerung im Bauzeitenplan dokumentiert werden?
Nicht jede kleine Abweichung benötigt einen eigenen Bericht. Relevant wird die Dokumentation vor allem dann, wenn eine Verzögerung Puffer verbraucht, weitere Vorgänge beeinflusst oder einen wichtigen Termin gefährdet. Dann sollte später noch nachvollziehbar sein, was passiert ist, wann das Ereignis eingetreten ist und welche Folgen zu diesem Zeitpunkt erwartet wurden. Auch ältere Terminplanstände sollten erhalten bleiben.
Ist ein geänderter Bauzeitenplan automatisch eine Anordnung des Auftraggebers?
Nein, ein aktualisierter Bauzeitenplan kann auch lediglich auf eine bereits eingetretene Verzögerung oder Behinderung reagieren. Der BGH hat 2024 für die VOB/B klargestellt, dass daraus nicht automatisch eine vergütungspflichtige Anordnung wird. Wird tatsächlich eine Änderung verlangt, sollte deshalb separat dokumentiert werden, was geändert werden soll, von wem die Änderung ausgeht und wann sie veranlasst wurde.
Wie lassen sich Mehrkosten durch eine längere Bauzeit nachweisen?
Eine längere Projektlaufzeit allein reicht nicht aus. Das Planungsbüro sollte konkret belegen können, welcher zusätzliche Aufwand durch die Änderung oder Verzögerung entstanden ist. Das sind zum Beispiel zusätzliche Baustellentermine, weitere Abstimmungen, wiederholte Prüfungen oder erneut notwendige Planungsleistungen. Je konkreter sich der Weg von der Ursache über die Terminfolge bis zum tatsächlichen Mehraufwand nachvollziehen lässt, desto schlüssiger ist auch die Forderung.
