Berufshaftpflicht: Die passende Deckungssumme für Architekten und Ingenieure
Ein Angebot ist verschickt, die wichtigsten Punkte wurden bereits telefonisch besprochen und der Auftraggeber bittet dich direkt um erste Unterlagen. Also einfach mit der Arbeit loslegen? Genau an dieser Stelle entstehen in Planungsbüros nicht selten Diskussionen darüber, ob überhaupt ein Auftrag zustande gekommen ist und welche Leistungen am Ende tatsächlich vereinbart wurden.
Fakt ist, dass ein Vertrag nicht zwangsläufig eine Unterschrift braucht. Auch eine mündliche Zusage, eine E-Mail oder sogar ein bestimmtes Verhalten der Beteiligten kann dazu führen, dass ein Auftrag rechtlich wirksam erteilt wurde. Umgekehrt bedeutet eine bereits erbrachte Planungsleistung aber nicht automatisch, dass sie auch beauftragt war. Für dich als Architekt oder Ingenieur liegt das eigentliche Risiko deshalb weniger in der Vertragsform als in der fehlenden Dokumentation. Wer zeitnah mit der Arbeit beginnt, sollte auch nachvollziehbar festhalten, welche Leistungen, Konditionen und Änderungen vereinbart wurden. Am besten möglichst detailliert.
Ein Auftrag braucht nicht unbedingt eine Unterschrift
Für einen wirksamen Vertrag braucht es grundsätzlich zwei übereinstimmende Willenserklärungen, also ein Angebot und dessen Annahme. Das Angebot kann beispielsweise den Leistungsumfang, das Honorar und sämtliche weitere Konditionen festlegen. Stimmt der Auftraggeber diesem Angebot zu, kann der Vertrag bereits zustande gekommen sein. Eine eigenhändige Unterschrift ist bei Architekten- und Ingenieurverträgen nicht automatisch Voraussetzung.
Die Zustimmung kann dabei auf ganz unterschiedlichen Wegen erfolgen. Neben einem unterschriebenen Vertrag kommt zum Beispiel eine mündliche Zusage oder eine eindeutige Erklärung per E-Mail infrage. Welche Form im Einzelfall erforderlich ist, hängt dann aber davon ab, ob gesetzliche Formvorschriften bestehen oder die Vertragsparteien selbst bestimmte Anforderungen vereinbart haben.
Wichtig ist zudem, dass die Annahme auch tatsächlich zum Angebot passt. Antwortet dein Auftraggeber auf ein Angebot über die Leistungsphasen 1 bis 4 beispielsweise mit „Einverstanden, aber bitte einschließlich Leistungsphase 5“, wurde das ursprüngliche Angebot nicht einfach angenommen. Eine Annahme mit Erweiterungen, Einschränkungen oder anderen Änderungen gilt nach § 150 BGB grundsätzlich als neues Angebot. Dieses musst du wiederum annehmen, damit eine entsprechende Vereinbarung zustande kommt.
In der Praxis bedeutet das, dass nicht die Unterschrift allein darüber entscheidet, ob ein Auftrag besteht. Wichtiger ist, ob sich beide Seiten nachweisbar darüber geeinigt haben, was beauftragt wird und zu welchen Konditionen.
Schriftform, Textform und E-Mail sind nicht dasselbe
Im Alltag werden Begriffe wie schriftlich, in Textform oder per E-Mail gerne gleichgesetzt. Rechtlich bestehen jedoch Unterschiede. Bei der gesetzlichen Schriftform verlangt § 126 BGB prinzipiell eine eigenhändige Unterschrift. Soll diese durch die elektronische Form ersetzt werden, ist nach § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Eine eingescannte Unterschrift in der PDF oder der Name unter einer normalen E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht.
Weniger streng ist die Textform, bei der bereits eine lesbare Erklärung ausreicht, aus der hervorgeht, von wem sie stammt. Zudem muss diese Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden können. Eine entsprechend ausgestaltete E-Mail kann diese Voraussetzungen also grundsätzlich erfüllen.
| Form | Beispiel | Unterschrift erforderlich? |
| formfrei | Gespräch, Telefon, schlüssiges Verhalten | nein |
| Textform | E-Mail, speicherbares Dokument | nein |
| Schriftform | unterschriebene Urkunde | grundsätzlich ja |
| elektronische Form | qualifiziert elektronisch signiertes Dokument | qualifizierte elektronische Signatur |
Für Architekten und Ingenieure ist diese Unterscheidung auch wegen der HOAI relevant. Nach § 7 HOAI muss eine Honorarvereinbarung in Textform getroffen werden. Fehlt eine solche Vereinbarung über die Honorarhöhe, gilt bei Grundleistungen in der Regel der jeweilige Basishonorarsatz als vereinbart.
Aber es gibt noch eine weitere Besonderheit: Haben die Vertragsparteien selbst lediglich die Schriftform vereinbart, gelten nicht automatisch dieselben strengen Anforderungen wie bei einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform. § 127 BGB lässt bei einer vertraglich vereinbarten Schriftform im Zweifel auch eine telekommunikative Übermittlung zu, sofern die Parteien nichts Strengeres festgelegt haben.
Auch konkludentes Handeln kann zum Vertragsschluss führen
Nicht jede Beauftragung erfolgt ausdrücklich mit den Worten „Hiermit erteilen wir den Auftrag“. Ein Vertrag kann auch durch sogenanntes konkludentes Handeln zustande kommen. Gemeint ist damit ein Verhalten, aus dem sich nach außen erkennbar ergibt, dass eine Partei das Angebot annehmen möchte.
Wie stark dabei das Gesamtbild zählt, zeigt beispielsweise eine Entscheidung des OLG München aus dem Jahr 2025. In diesem Verfahren ging es um einen Architektenvertrag, bei dem der Auftraggeber ein modifiziertes Vertragsangebot nicht ausdrücklich unterschrieben hatte. Er nahm jedoch anschließend die Architektenleistungen entgegen und bezahlte darauf Bezug nehmende Rechnungen vorbehaltlos. Das Gericht wertete dieses Verhalten als konkludente Annahme des Vertragsangebots.
Für die Praxis bedeutet das allerdings nicht, dass jede entgegengenommene Leistung automatisch einen Vertrag entstehen lässt. Entscheidend ist das Gesamtverhalten der Beteiligten. Schweigen allein reicht üblicherweise nicht aus. Werden Leistungen dagegen angefordert, entgegengenommen, weiterverwendet und entsprechende Rechnungen bezahlt, kann daraus ein deutliches Bild entstehen.
Gerade deshalb solltest du dich nicht darauf verlassen, dass sich eine Beauftragung später schon irgendwie aus dem Projektverlauf ableiten lässt. Je eindeutiger Leistung, Umfang und Freigabe dokumentiert sind, desto weniger Raum bleibt für unterschiedliche Erinnerungen und Auslegungen an Telefonate oder Besprechungen.
Gearbeitet bedeutet noch nicht automatisch beauftragt
So naheliegend es klingt – nur, weil du bereits Planungsleistungen erbracht hast, lässt sich daraus noch nicht automatisch ableiten, dass diese Leistungen auch beauftragt waren. Gerade in frühen Projektphasen können Leistungen zunächst auch dazu dienen, erst einmal die Grundlagen zu klären oder eine spätere Beauftragung vorzubereiten.
Das kann spätestens bei der Honorarabrechnung zum Problem werden. Möchtest du eine Vergütung für bestimmte Leistungen verlangen, musst du im Streitfall darlegen und gegebenenfalls beweisen können, dass genau diese Leistungen bereits zum vereinbarten Auftrag gehörten. Welche Architektenleistungen geschuldet sind, richtet sich nach den konkreten Vereinbarungen der beteiligten Parteien. Auch eine Bezugnahme auf Leistungsphasen oder Leistungsbilder der HOAI kann in diesem Fall dabei helfen, den vereinbarten Umfang genau zu bestimmen.
Ein typisches Beispiel: Der Auftraggeber bittet dich während der Abstimmung, zusätzlich eine Ausführungsvariante zu untersuchen. Du erledigst die Arbeit direkt, ohne die Erweiterung des Leistungsumfangs noch einmal festzuhalten. Später vertritt der Auftraggeber die Auffassung, diese Untersuchung sei bereits vom ursprünglichen Auftrag umfasst gewesen.
In diesem Beispiel hilft es nur bedingt, nachweisen zu können, dass du gearbeitet hast. Für deinen Honoraranspruch ist vielmehr relevant, ob sich auch belegen lässt, dass diese konkrete Leistung beauftragt wurde. Genau deshalb wird eine eindeutige Dokumentation spätestens bei Änderungen und Zusatzleistungen besonders relevant.
Früher Leistungsbeginn verschiebt das Risiko zum Planungsbüro
In vielen Projekten entsteht Zeitdruck schon lange bevor alle Vertragsdetails geklärt sind. Der Bauherr möchte bereits erste Ergebnisse sehen, Termine stehen fest oder andere Beteiligte warten schon ungeduldig auf deine Zuarbeit. Dann liegt es nahe, mit einzelnen Leistungen schon vor der endgültigen Beauftragung zu beginnen.
Genau dadurch verlagert sich das Risiko aber häufig zum Planungsbüro. Kommt es später zum Streit, geht es nicht nur um die Frage, ob überhaupt ein Vertrag bestand. Ebenso wichtig ist, ob sich nachvollziehen lässt, welche Leistungen zu welchem Zeitpunkt und zu welchen Konditionen freigegeben waren.
Problematisch wird ein früher Leistungsbeginn beispielsweise, wenn folgende Punkte noch nicht geklärt sind:
- der konkrete Leistungsumfang
- das vereinbarte Honorar
- zusätzliche oder geänderte Leistungen
- Zuständigkeiten und Schnittstellen
- der Zeitpunkt der eigentlichen Freigabe
Das bedeutet zwar nicht, dass jede Tätigkeit vor einer unterschriebenen Auftragsbestätigung vermieden werden muss. Aber gerade bei engen Terminplänen kann ein früher Start wirtschaftlich sinnvoll oder sogar notwendig sein. Dann sollte aber zumindest dokumentiert werden, auf welcher Grundlage du tätig wirst.
Eine kurze E-Mail kann bereits helfen. Welche Leistungen sollen jetzt beginnen? Welche Konditionen gelten dafür? Und handelt es sich um den Hauptauftrag oder zunächst einmal nur um eine begrenzte Vorleistung? Je eindeutiger diese Punkte festgehalten sind, desto geringer ist später das Risiko, dass Auftraggeber und Planungsbüro denselben Projektstart völlig unterschiedlich beurteilen.
Zusatzleistungen und Nachträge genauso eindeutig beauftragen
Besonders häufig entstehen Unklarheiten nicht beim ursprünglichen Auftrag, sondern im laufenden Projekt. Eine zusätzliche Variante soll untersucht, eine Planung angepasst oder kurzfristig eine weitere Berechnung erstellt werden. Solche Wünsche entstehen oft nebenbei in Besprechungen, telefonisch oder per E-Mail. Das Planungsbüro beginnt mit der Arbeit, während die Frage nach zusätzlichem Honorar noch gar nicht beantwortet ist.
Genau hier sollte der Beauftragungsprozess erneut greifen. Bei einer wesentlichen Erweiterung oder Änderung solltest du nachvollziehbar festhalten, welche zusätzliche Leistung verlangt wird, welche Vergütung dafür vorgesehen ist und wer die Freigabe erteilt hat. Das ist auch mit Blick auf die HOAI relevant. Ändert sich nämlich während der Vertragslaufzeit der vereinbarte Leistungsumfang und verändern sich dadurch etwa die anrechenbaren Kosten, Flächen oder Verrechnungseinheiten, ist die Honorarberechnungsgrundlage für die betroffenen Grundleistungen nach § 10 HOAI in Textform anzupassen. Auch für die vereinbarte Wiederholung von Grundleistungen sieht die HOAI eine Honorarvereinbarung in Textform vor.
Aus einem spontanen „Können Sie das bitte noch schnell erledigen?“ sollte also möglichst schnell eine eindeutige Vereinbarung werden. Eine kurze Bestätigung per E-Mail kann bereits dokumentieren, was zusätzlich beauftragt wurde – und zu welchen Konditionen gearbeitet wird. So lässt sich später besser abgrenzen, was zum ursprünglichen Leistungsumfang gehörte und welche Arbeiten erst im weiteren Projektverlauf hinzugekommen sind.
Eine eindeutige Beauftragung hilft auch im Haftungsfall
Ob ein Vertrag unterschrieben, per E-Mail bestätigt oder durch schlüssiges Verhalten geschlossen wird, ist nur ein Teil der Frage. Für dich als Planer zählt vor allem, dass später nachvollziehbar bleibt, welche Leistungen tatsächlich beauftragt und zu welchen Konditionen erbracht wurden. Das kann nicht nur bei Honorarstreitigkeiten, sondern auch bei Haftungsfragen eine wichtige Rolle spielen.
Eine gute Dokumentation ersetzt zwar keine passende Berufshaftpflicht, sie erleichtert im Schadenfall aber die Einordnung des tatsächlichen Auftrags und der übernommenen Leistungen.
Du möchtest wissen, ob deine Berufshaftpflicht zu deinem Tätigkeitsumfang, deinen Projekten und den übernommenen Planungsleistungen passt? Wir unterstützen dich dabei, deinen bestehenden Versicherungsschutz zu prüfen und mögliche Deckungslücken frühzeitig zu erkennen.
FAQ zum Thema "Auftrag erteilt: Ab wann kommt ein Vertrag wirklich zustande?"
Ist ein Architektenvertrag auch ohne Unterschrift gültig?
Ja. Ein Architekten- oder Ingenieurvertrag benötigt grundsätzlich nicht zwingend eine eigenhändige Unterschrift. Ein Vertrag kommt zustande, wenn sich beide Seiten durch Angebot und Annahme über die wesentlichen Vertragsinhalte einigen. Die Zustimmung kann beispielsweise mündlich, per E-Mail oder unter bestimmten Voraussetzungen auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen.
Etwas anderes gilt, wenn das Gesetz für eine bestimmte Vereinbarung eine besondere Form vorschreibt oder die Vertragsparteien selbst entsprechende Anforderungen festgelegt haben. Für Planungsbüros ist deshalb nicht nur relevant, ob ein Vertrag entstanden ist, sondern auch, ob sich Inhalt und Umfang der Beauftragung später nachweisen lassen.
Kann ein Auftrag für Architekten und Ingenieure per E-Mail erteilt werden?
Eine E-Mail kann für die Auftragserteilung grundsätzlich ausreichen, sofern für die betreffende Vereinbarung keine strengere Form vorgeschrieben ist. Sie bietet gegenüber einer rein mündlichen Zusage außerdem den Vorteil, dass Leistungsumfang, Honorar und Zeitpunkt der Freigabe dokumentiert werden können.
Auch die HOAI kennt die Textform. Honorarvereinbarungen müssen nach § 7 HOAI in Textform getroffen werden. Eine entsprechend ausgestaltete E-Mail kann diese Anforderung grundsätzlich erfüllen.
Wichtig bleibt der Inhalt: Ein knappes Okay ist weniger aussagekräftig als eine Nachricht, die ausdrücklich auf das Angebot, die Leistungen und die vereinbarten Konditionen Bezug nimmt.
Was bedeutet eine konkludente Beauftragung?
Von einer konkludenten Beauftragung spricht man, wenn ein Auftrag nicht ausdrücklich ausgesprochen wird, sich die Zustimmung aber aus dem Verhalten der Beteiligten ergibt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Auftraggeber angebotene Planungsleistungen entgegennimmt, verwendet und darauf bezogene Rechnungen vorbehaltlos bezahlt.
Allerdings führt nicht jedes Verhalten automatisch zu einem Vertrag. Auch Schweigen allein bedeutet in aller Regel keine Zustimmung. Ob ein Architekten- oder Ingenieurvertrag durch konkludentes Handeln zustande gekommen ist, hängt deshalb vom gesamten Ablauf und den nach außen erkennbaren Erklärungen der Beteiligten ab.
Was passiert, wenn ein Architekt schon vor der Auftragserteilung arbeitet?
Ein früher Leistungsbeginn bedeutet nicht automatisch, dass die erbrachten Leistungen auch beauftragt wurden. Kommt es später zum Streit über das Honorar, muss das Planungsbüro gegebenenfalls nachweisen können, dass gerade die abgerechneten Leistungen zum Auftrag gehörten.
Besonders riskant wird das bei Zusatzleistungen und Änderungen im laufenden Projekt. Aus einem spontanen „Können Sie das noch mitplanen?“ kann schnell eine umfangreiche zusätzliche Leistung entstehen. Deshalb sollte vor Beginn zumindest dokumentiert werden, welche Leistung gewünscht ist, welche Vergütung dafür vorgesehen ist und wer die Freigabe erteilt hat. Das erleichtert später die Abgrenzung zwischen ursprünglichem Auftrag und nachträglicher Erweiterung.
