Die Rolle des Architekten bei der Vergabe

Die Rolle des Architekten bei der Vergabe

Beim Bau von Gebäuden werden in der Regel insgesamt 9 Leistungsphasen durchlaufen. Während Phasen 1 bis 5 sich mit der Grundlagenermittlung und der Planung vom Entwurf bis zur Ausführung beschäftigen, beginnt anschließend die heiße Phase. Die Rolle des Architekten bei der Vergabe stößt nicht selten auf zahlreiche Risiken und Fallstricke. Eine angemessene Absicherung ist dabei nicht nur empfehlenswert, sondern notwendig.

Die Rolle des Architekten bei der Vergabe
Clemens Reusch
Clemens Reusch

Vergabeverfahren als mögliches Risiko

Die Inhalte und Grundlagen der einzelnen Abschnitte sind in der HOAI (Honorarordnung für Architekten- und Ingenieurleistungen) unter § 3 geregelt und detailliert ausgeführt. Häufig können Sie als Architekt oder Ingenieur aber gar nicht vorsichtig genug sein. Vor allem dann, wenn Sie die Bauleitung innehaben und in Interessenskonflikte mit anderen Parteien am Bau geraten.

Die Rolle des Architekten bei der Vergabe in der 6. und 7. Leistungsphase schließen sowohl die Vorbereitung der Vergabe als auch die Mitwirkung bei der Vergabe mit ein. Ist ein Projekt an dieser Stelle angelangt, entscheiden die nächsten Schritte maßgeblich über Kosten und Dauer der folgenden Bautätigkeit. Als Architekt müssen Sie dabei in der Lage sein, eine detaillierte Aufgabenverteilung vorzunehmen. Bedenken Sie dabei jedoch immer den Grundsatz:

Üben Sie keine Beratungstätigkeit im Bereich Vergaberecht aus, weder bei öffentlichen noch bei privaten Auftraggebern. Sie können manch wesentliche Entscheidung nicht für Ihren Klienten treffen, sondern dieser muss selbst dazu in der Lage sein.

Selbstredend versteht sich daher, dass Sie vor allem bei Rechtsfragen seitens der Bauherren oder einer Behörde lieber einen Rechtsanwalt konsultieren sollten. Erbringen Sie als Architekt oder Ingenieur nämlich eine Rechtsdienstleistung, riskieren Sie möglicherweise Ihren Haftpflichtversicherungsschutz. Gute Vorbereitung ist hier das A und O, um Probleme bereits im Vorfeld zu erkennen und gegensteuern zu können.

Vorbereitung der Vergabe (6. Phase)

Ist die Planung eines Projekts abgeschlossen und liegen Ausführungspläne für alle Projektbeteiligten vor, beginnt der Vergabeprozess. Dieser Abschnitt bedarf umfassender Recherche und Kontrolle, sodass sich am Ende Leistung und Kosten in Waage halten. Zudem geht es darum, mögliche Risiken abzuwägen und auf ein minimales Ausmaß zu reduzieren. Phase 6 beinhaltet nicht nur die Zusammenstellung diverser Vergabeunterlagen. Ebenso findet dabei auch die Kommunikation mit den einzelnen Gewerken beziehungsweise den Fachfirmen statt.

Während Sie selbst als Architekt oder Ingenieur zwar keine Rechtsberatung anbieten sollten, obliegt Ihnen trotzdem die Vorbereitung der erforderlichen Verträge für die jeweiligen (Handwerks-)Unternehmen.

Die Vorbereitung selbst beschäftigt sich darüber hinaus mit den Bereichen:

  • Erstellung eines Terminplans für die einzelnen Ausschreibungen
  • Definition von Leistungen sowie Zusammenstellung der Vergabeunterlagen für einzelne Leistungsbereiche
  • Mengen- und Materialermittlung
  • Kostenkontrolle und Abgleich mit den Leistungsverzeichnissen

Bei der Ausarbeitung der Vergabeunterlagen besteht außerdem die Möglichkeit, für etwaige Eigenleistungen des Auftraggebers gesonderte Ausarbeitungen zu erstellen. Vor allem bei kleineren Projekten (wie etwa Ein- oder Zweifamilienhäuser) legen Bauherren gerne selbst Hand an, um die anfallenden Gesamtkosten auf einem möglichst niedrigen Niveau zu halten.

Mitwirkung bei der Vergabe (7. Phase)

Sobald die Leistungsverzeichnisse an mögliche ausführende Unternehmen übermittelt wurden, ist ein direkter Angebotsvergleich möglich und durchaus sinnvoll. Alle eingeladenen Parteien erhalten die gleichen Angebotsunterlagen und können dort jeweils die Preise für jede Position eintragen. Die Angebote lassen sich anschließend auswerten und Sie als Architekt oder Ingenieur sind jetzt in der Lage, den preislichen Rahmen für das Vorhaben genauer abzustecken.

Mitwirkung bei der Vergabe bedeutet für Sie außerdem, dass Sie Bietergespräche mit den einzelnen Unternehmen führen. Dadurch holen Sie nicht nur detaillierte Angebote ein, sondern stellen im selben Zug einen persönlichen Kontakt her.

Darüber hinaus sollten Sie in Leistungsphase 7 nach HOAI die (oftmals zahlreichen) Angebote diverser Unternehmen prüfen und werten. Dabei ist auch die Aufstellung eines Preisspiegels von Vorteil. Dadurch lässt sich nämlich nicht nur ein Vergleich der anfallenden Kosten tätigen, sondern auch das Leistungsportfolio im Allgemeinen betrachten. Bietet ein ausführendes Unternehmen beispielsweise ein umfangreicheres Portfolio und deckt mehrere Gewerke ab, kann das den Verwaltungsaufwand für Sie reduzieren.

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Sie Angebote einholen und bei der Vergabe mitwirken können. Allerdings sollten Sie keinesfalls selbstständig Aufträge vergeben. Daraus können sich nämlich Haftungsfragen entwickeln und Schadenersatz beziehungsweise entgangener Gewinn gefordert werden.

Halten Sie den Bauherrn bei der Vergabe stets auf dem Laufenden, sodass eine Freigabe zeitnah erfolgen kann.

Natürlich darf auch hier eine penibel genaue Dokumentation nicht fehlen. Dadurch können Sie mühelos die Vertragsunterlagen für alle Leistungsbereiche erstellen. Hier gilt natürlich wieder: Sind Sie sich bei rechtlichen Detailfragen nicht sicher, ziehen Sie unbedingt einen Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzu.

Tipps für einen optimalen Versicherungsschutz bei Vergabeverfahren

Mit einigen wenigen Punkten reduzieren Sie das Risiko bereits maßgeblich. Sind darüber hinaus auch Anwälte, Versicherer und Steuerberater mit an Bord, tendiert das mögliche Risiko gegen null.

Sobald Fördergelder in Anspruch genommen werden, ist es unbedingt erforderlich, jegliche Vorgänge penibel genau zu dokumentieren. Lieber ein Datensatz zu viel als eine wichtige Information geht verloren. Dasselbe gilt für Aufträge aus der öffentlichen Hand, beziehungsweise sobald der Bauherr ein Vorhaben mit öffentlichen Mitteln finanziert. Schlimmstenfalls können dabei nämlich Fördermittel zurückgefordert werden. Für diese sind Sie als Architekt oder Bauingenieur gegenüber dem Bauherrn schadenersatzpflichtig.

Oftmals sind Sie sicherer unterwegs, wenn Sie sich auf die Auftragsvorbereitung beschränken und nicht direkt Bauleistungen im Namen des Bauherrn in Auftrag geben. Im Zweifelsfall ist eine entsprechende schriftliche Vollmacht zu erstellen, die Sie zur Auftragserteilung ermächtigt. Vergeben Sie beispielsweise ohne die Zustimmung des Bauherrn einen Auftrag an ein Unternehmen, springt im Schadensfall Ihre Berufshaftpflichtversicherung nicht ein. Schäden dieser Art gelten als „Eigenschaden“, da damit in der Regel kein Dritter geschädigt wurde.

Die Rolle des Architekten bei der Auftragsvergabe betrifft zudem die Koordinierung der einzelnen Gewerke. Die Überwachung der Zusammenarbeit einzelner Bauunternehmer liegt in Ihrer Hand. Planen Sie deshalb den gesamten Bauablauf so, dass die einzelnen Phasen nahtlos ineinandergreifen. Das betrifft außerdem die Abfolge der einzelnen Gewerke. Beispielsweise kann der Heizungs- und Klimatechniker erst mit seiner Arbeit beginnen, wenn der Rohbau abgeschlossen ist. Kommt es hier zu Überschneidungen, sind Sie für fehlerhafte Koordinierung möglicherweise ebenfalls haftbar.

FAQ

Grundsätzlich gilt im Rahmen der Berufshaftpflichtversicherung Versicherungsschutz nach deutschem Recht, in meisten Fällen auch europäisches Recht. Sie genießen weiterhin weltweiten Versicherungsschutz. Aufgrund der erhöhten Haftungsrisiken in einigen Territorien hier sind v. a. USA und Kanada zu nennen, bedarf es einer expliziten Absicherung und Vereinbarung des Versicherungsschutzes. Meist geschieht die über erhöhte Deckungssummen sowie einer höheren Selbstbeteiligung und einem Risikoprämienzuschlag.

Sofern Sie bei einer Berufshaftpflicht eine Vertragslaufzeit von nur einem Jahr wählen, behalten Sie die maximale Flexibilität. Wenn Sie abweichend einen Drei-Jahres-Vertrag wählen, schränken sie Ihre Flexibilität ein, erhalten jedoch einen Laufzeitrabatt von bis 10 % auf den Jahresbeitrag. Sie haben Angst, dass Sie auch an einen 3-Jahresvertrag gebunden bleiben, wenn Sie nicht mehr tätig sein sollten und keine Umsätze mehr generieren?

Keine Angst: Bei Wegfall des Risikos wird auch der Vertrag Tag genau storniert und Sie erhalten ggf. eine anteilige Rückerstattung des bereits vorausgezahlten Beitrages.

„Sublimite“ sind Unterversicherungssummen bzw. Entschädigungsgrenzen: D. h. der Versicherer reduziert im Vertrag die Deckungssumme bzw. Versicherungssumme für bestimmte mitversicherte Teilrisiken (z. B.: Schäden im Zusammenhang mit Asbest bis 500.000 €)

Die Deckungssummen stehen grundsätzlich je Schadenfall zur Verfügung. Die Gesamtleistung des Versicherers für alle Schadenfälle eines Versicherungsjahres wird jedoch meistens auf das Doppelte oder Dreifache der Deckungssumme begrenzt (2-fache oder 3-fache Maximierung).

Beispiel: Vereinbarte Deckungssumme 1 Mio. € (3-fach maximiert).

» pro Schaden zahlt der Versicherer max. 1 Mio. €, für alle Schäden eines (Versicherungs-) Jahres jedoch maximal 3 Mio. €.

  • Sie melden uns als Ihre betreuende Agentur den Schadenanspruch. Wir beraten Sie hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise und bereiten mit Ihnen gemeinsam die Schadensmeldung vor. Anschließend begleiten wir Sie bis zum Abschluss des Schadenfalls.
  • Der Versicherer übernimmt im Weiteren die folgenden Leistungen:

Zunächst erfolgt die sogenannte Haftungsprüfung. Der Schadenfall bzw. Schadenhergang wird noch einmal geprüft. Liegt vielleicht ein Mitverschulden des Geschädigten vor? Oder handelt es sich um einen unberechtigten Anspruch, der abgewehrt werden kann? Unberechtigte Ansprüche werden von unseren Rechtsanwälten für Sie abgewehrt. Sollte Sie ein Verschulden treffen, kümmern wir uns um die Freistellung von berechtigten Ansprüchen.

Bei einer Berufshaftpflichtversicherung wird zwischen verschiedenen Schadensarten unterschieden:

  • Personenschaden:

Wird ein Mensch durch ein Schadensereignis verletzt, in seiner Gesundheit beeinträchtigt oder verstirbt er, spricht man von einem Personenschaden.

  • Sachschaden:

Unter einem Sachschaden versteht man in der Berufshaftpflicht von Ingenieuren und Architekten insbesondere Schäden an Gebäuden oder Maschinen.

  • Vermögensschaden:

Von einem Vermögensschaden spricht man, wenn einem Dritten durch fehlerhaftes Verhalten ein finanzieller Schaden entsteht. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen echten und unechten Vermögensschäden: Ein echter Vermögensschaden tritt beispielsweise dann ein, wenn ein Kunde durch Falschberatung einen finanziellen Nachteil erleidet. Unechte Vermögensschäden sind Folge eines Sach- oder Personenschadens, wenn etwa eine verunfallte Person auch einen Verdienstausfall erleidet.

  • Sie führen ein eigenständiges Büro und kommen aus dem planerischen Bereich. Sie sind als Ingenieur, Architekt oder als Fachkraft für Arbeitssicherheit unterwegs, dann ist eine Berufshaftpflichtversicherung zwingend von Nöten. Sie haften für Schäden, welche Sie Dritten zuführen, dem Gesetz nach erst einmal unbegrenzt. Dieses Risiko sollten Sie auf jeden Fall über eine Berufshaftpflichtversicherung begrenzen.
  • Einige Berufsgruppe müssen tatsächlich zur Ausübung Ihrer Berufung eine Berufshaftpflichtversicherung abschließen, das Gesetz schreibt dies vor. Einigen Berufsfelder wird es von der zuständigen Kammer vorgeschrieben. Nur mit der Berufshaftpflichtversicherung und den jeweiligen Pflichtversicherungssummen werden die Berufsgruppen von der Kammer zu gelassen. Hierzu gehören definitiv Architekten sowie bei den Ingenieurkammern eingetragene Ingenieure und Sachverständige.
  • Eine einfache private Haftpflicht schützt nur vor Haftpflicht-Risiken von Privatpersonen, die während Ihrer privaten Tätigkeiten einen Schaden bei einem dritten verursachen. Die Berufshaftpflichtversicherung hingegen versichert die Fehler bzw. Verstöße, welche Angestellte, Freiberufler oder selbstständig arbeitenden Ingenieure und Architekten verursachen.
  • Achtung, hier kommt es gerne zu Verwechslungen. Die Büro- und Betriebshaftpflichtversicherung dient dazu, Personenschäden und Sachschäden und Vermögenfolgeschäden aus dem allgemeinen Betriebsgeschehen abzusichern. Sie ist praktisch das Pendant zur Privathaftpflicht. Die Berufshaftpflichtversicherung hingegen deckt den Schaden aus der speziellen beruflichen Tätigkeit ab. Zum Beispiel den Planungsfehler, die mangelhafte Bauüberwachung sowie das fehlerhafte Gutachten. In der Berufshaftpflicht geht es also um den Fehler / Verstoß aus der speziellen beruflichen Tätigkeit. Hier ist es besonders wichtig, dass neben dem Vermögensfolgeschaden auch der reine Vermögensschaden mitversichert gilt.
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