Die Rolle des Architekten bei der Vergabe
Beim Bau von Gebäuden werden in der Regel insgesamt 9 Leistungsphasen durchlaufen. Während Phasen 1 bis 5 sich mit der Grundlagenermittlung und der Planung vom Entwurf bis zur Ausführung beschäftigen, beginnt anschließend die heiße Phase. Die Rolle des Architekten im Vergabeprozess stößt nicht selten auf zahlreiche Risiken und Fallstricke. Eine angemessene Absicherung ist dabei nicht nur empfehlenswert, sondern notwendig.
Vergabeverfahren als mögliches Risiko
Die Inhalte und Grundlagen der einzelnen Abschnitte sind in der HOAI geregelt und für die jeweiligen Leistungsbilder detailliert beschrieben. Häufig kannst du als Architekt oder Ingenieur aber gar nicht vorsichtig genug sein. Vor allem dann, wenn du die Bauleitung innehast und in Interessenskonflikte mit anderen Parteien am Bau gerätst.
Die Rolle des Architekten im Vergabeprozess in der 6. und 7. Leistungsphase schließt sowohl die Vorbereitung der Vergabe als auch die Mitwirkung bei der Vergabe mit ein. Ist ein Projekt an dieser Stelle angelangt, entscheiden die nächsten Schritte maßgeblich über Kosten und Dauer der folgenden Bautätigkeit. Als Architekt musst du dabei in der Lage sein, eine detaillierte Aufgabenverteilung vorzunehmen. Bedenke dabei jedoch immer den Grundsatz:
Übernimm keine eigenständige Rechtsberatung im Vergabe- oder Vertragsrecht. Fachlich darfst du den Prozess begleiten, rechtlich heikle Entscheidungen sollte aber der Auftraggeber gemeinsam mit einem spezialisierten Juristen treffen.
Selbstredend versteht sich daher, dass du vor allem bei Rechtsfragen seitens der Bauherren oder einer Behörde lieber einen Rechtsanwalt konsultieren solltest. Erbringst du als Architekt oder Ingenieur Leistungen, die rechtlich zu weit gehen, riskierst du im Ernstfall unnötige Haftungsprobleme. Gute Vorbereitung ist hier das A und O, um Probleme bereits im Vorfeld zu erkennen und gegensteuern zu können.
Vorbereitung der Vergabe (6. Phase) – Rolle des Architekten bei der Vergabe
Ist die Planung eines Projekts abgeschlossen und liegen Ausführungspläne für alle Projektbeteiligten vor, beginnt der Vergabeprozess. Dieser Abschnitt bedarf umfassender Recherche und Kontrolle, sodass sich am Ende Leistung und Kosten in Waage halten. Zudem geht es darum, mögliche Risiken abzuwägen und auf ein minimales Ausmaß zu reduzieren. Phase 6 beinhaltet nicht nur die Zusammenstellung diverser Vergabeunterlagen. Ebenso findet dabei auch die Kommunikation mit den einzelnen Gewerken beziehungsweise den Fachfirmen statt.
Während du selbst als Architekt oder Ingenieur zwar keine Rechtsberatung anbieten solltest, obliegt dir trotzdem die fachliche Vorbereitung der Unterlagen für die jeweiligen (Handwerks-)Unternehmen. Die eigentliche rechtliche Vertragsgestaltung solltest du hingegen nicht eigenständig übernehmen.
Die Vorbereitung selbst beschäftigt sich darüber hinaus mit den Bereichen:
- Erstellung eines Terminplans für die einzelnen Ausschreibungen
- Definition von Leistungen sowie Zusammenstellung der Vergabeunterlagen für einzelne Leistungsbereiche
- Mengen- und Materialermittlung
- Kostenkontrolle und Abgleich mit den Leistungsverzeichnissen
Bei der Ausarbeitung der Vergabeunterlagen besteht außerdem die Möglichkeit, für etwaige Eigenleistungen des Auftraggebers gesonderte Ausarbeitungen zu erstellen. Vor allem bei kleineren Projekten, wie etwa Ein- oder Zweifamilienhäusern, legen Bauherren gerne selbst Hand an, um die anfallenden Gesamtkosten auf einem möglichst niedrigen Niveau zu halten.
Mitwirkung bei der Vergabe (7. Phase)
Sobald die Leistungsverzeichnisse an mögliche ausführende Unternehmen übermittelt wurden, ist ein direkter Angebotsvergleich möglich und durchaus sinnvoll. Alle eingeladenen Parteien erhalten die gleichen Angebotsunterlagen und können dort jeweils die Preise für jede Position eintragen. Die Angebote lassen sich anschließend auswerten und du als Architekt oder Ingenieur bist jetzt in der Lage, den preislichen Rahmen für das Vorhaben genauer abzustecken.
Mitwirkung bei der Vergabe bedeutet für dich außerdem, dass du Bietergespräche mit den einzelnen Unternehmen führst. Dadurch holst du nicht nur detaillierte Angebote ein, sondern stellst im selben Zug einen persönlichen Kontakt her.
Darüber hinaus solltest du in Leistungsphase 7 die oftmals zahlreichen Angebote diverser Unternehmen prüfen und werten. Dabei ist auch die Aufstellung eines Preisspiegels von Vorteil. Dadurch lässt sich nämlich nicht nur ein Vergleich der anfallenden Kosten tätigen, sondern auch das Leistungsportfolio im Allgemeinen betrachten. Bietet ein ausführendes Unternehmen beispielsweise ein umfangreicheres Portfolio und deckt mehrere Gewerke ab, kann das den Verwaltungsaufwand für dich reduzieren.
Behalte immer im Hinterkopf, dass du Angebote einholen und bei der Vergabe mitwirken kannst. Allerdings solltest du keinesfalls ohne ausdrückliche Zustimmung oder klare Bevollmächtigung selbstständig Aufträge vergeben. Daraus können sich nämlich Haftungsfragen entwickeln.
Halte den Bauherrn bei der Vergabe stets auf dem Laufenden, sodass eine Freigabe zeitnah erfolgen kann.
Natürlich darf auch hier eine penibel genaue Dokumentation nicht fehlen. Dadurch kannst du Entscheidungen, Freigaben und Abläufe mühelos nachvollziehbar festhalten. Hier gilt natürlich wieder: Bist du dir bei rechtlichen Detailfragen nicht sicher, ziehe unbedingt einen Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzu.
Die Rolle des Architekten bei der Vergabe: Tipps für einen optimalen Versicherungsschutz bei Vergabeverfahren
Mit einigen wenigen Punkten reduzierst du das Risiko bereits maßgeblich. Sind darüber hinaus auch Anwälte, Versicherer und Steuerberater mit an Bord, lässt sich das mögliche Risiko deutlich verringern.
Sobald Fördergelder in Anspruch genommen werden, ist es unbedingt erforderlich, jegliche Vorgänge penibel genau zu dokumentieren. Lieber ein Datensatz zu viel als eine wichtige Information geht verloren. Dasselbe gilt für Aufträge aus der öffentlichen Hand beziehungsweise sobald der Bauherr ein Vorhaben mit öffentlichen Mitteln finanziert. Kommt es hier zu Fehlern, kann das im schlimmsten Fall erhebliche finanzielle Folgen haben.
Oftmals bist du sicherer unterwegs, wenn du dich auf die Auftragsvorbereitung beschränkst und nicht direkt Bauleistungen im Namen des Bauherrn in Auftrag gibst. Im Zweifelsfall ist eine entsprechende schriftliche Vollmacht zu erstellen, die dich zur Auftragserteilung ermächtigt. Vergibst du beispielsweise ohne die Zustimmung des Bauherrn einen Auftrag an ein Unternehmen, bewegst du dich schnell in einem haftungsträchtigen Bereich.
Die Rolle des Architekten im Vergabeprozess betrifft zudem die Koordinierung der einzelnen Gewerke. Die Überwachung der Zusammenarbeit einzelner Bauunternehmer liegt in deiner Hand. Plane deshalb den gesamten Bauablauf so, dass die einzelnen Phasen nahtlos ineinandergreifen. Das betrifft außerdem die Abfolge der einzelnen Gewerke. Beispielsweise kann der Heizungs- und Klimatechniker erst mit seiner Arbeit beginnen, wenn der Rohbau abgeschlossen ist. Kommt es hier zu Überschneidungen, bist du für fehlerhafte Koordinierung möglicherweise ebenfalls haftbar.
Gut beraten, wenn es im Projektalltag darauf ankommt
Im Vergabeprozess musst du als Architekt oder Ingenieur viele Details im Blick behalten und gleichzeitig die Interessen der Bauherren berücksichtigen. Dabei geht es nicht nur um Planung und Koordination, sondern auch um die Frage, wie weit die eigene Verantwortung reicht. Wir unterstützen dich dabei, deinen Versicherungsschutz passend zu deinem Arbeitsalltag aufzustellen – persönlich, verständlich und mit einem klaren Blick für das, was in der Praxis zählt.