Digitales Versicherungsmanagement im Unternehmen: Mehr Übersicht, weniger Papierkram
Was genau versteht man unter dem Begriff „Digitales Versicherungsmanagement im Unternehmen“?
Anstatt wie eh und je werden die Versicherungsunterlagen fortan nicht mehr analog sortiert und abgelegt, sondern wie das Wort schon verrät, digital in die dafür vorgesehenen Ordnerstrukturen abgelegt und bearbeitet. Hierfür werden die Unterlagen nach Themengebieten geclustert, wie zum Beispiel Vertragsverwaltung, Schadensmeldungen und Kommunikation.
- Zentraler Ort der digitalen Ablage und Verwaltung
- Versicherungsverträge
- Dokumente
- Vorteil Zugriff von überall und jederzeit; Mitarbeiter können von unterschiedlichen Standorten daran arbeiten
- Automatisierte Prozesse im Schadenmanagement
- Schnellere Abwicklung von Schäden
- Arbeitserleichterung durch Online-Formulare und Apps
- Ineinandergreifen interner Systeme
- Besseres Schnittstellenmanagement zwischen Buchhaltung, Finanzmanagement und Versicherungswesen
- Einhaltung von zeitlichen Fristen und damit reibungslose Abläufe
- Zeitersparnis, kürzere Wege, schnellere und effektivere Kommunikation
- Erhebliche Reduktion von „Papierkram“
- Einsparung durch Verwaltungskosten durch automatisierte Prozesse
- Platzersparnis in den Büroräumen
- Umweltschutz durch massive Reduktion von Papier – was heutzutage auch dem Image des Unternehmens beim Thema Nachhaltigkeit in die Karten spielt
Die digitalen Technologien ermöglichen den Verwaltungsapparat von Unternehmen drastisch zu reduzieren und bieten bei den Datenauswertungen und Analytik enorme Vorteile, um konkrete Schlussfolgerungen daraus zu ziehen.
Wie genau kann das digitale Versicherungsmanagement die Effizienz in Unternehmen steigern?
Die Automatischen Prozesse sind ein „Game Changer“. Durch die vorgegebenen Routinetätigkeiten, wie die Eingabe von Daten in die Vertragsverwaltung können diese teilweise komplett autark laufen, mit dem Effekt von Zeitersparnis. Durch die routinemäßigen Eingaben können Fehler ausgemerzt werden. Die Standardisierten digitale Prozesse sorgen zugleich für die Einhaltung von Vorschriften und gewähren sichere Abläufe.
Die Unterlagen sind jederzeit abrufbar und somit sind die Suchzeiten auf ein Minimum reduziert. Das gemeinsame Arbeiten von unterschiedlichen Standorten ist ohne Verlust jederzeit abrufbar. Die Produktivität der Mitarbeiter steigt, da sich das Personal wieder mehr auf die wesentlichen Arbeiten konzentrieren kann, ohne zu sehr von den Routineaufgaben abgelenkt zu werden.
Wer oder was managen diese Abläufe und Prozesse in einem Unternehmen? Und ab wann macht ein digitales Versicherungsmanagement im Unternehmen Sinn?
Grundsätzlich lohnt sich ein Versicherungsmanagement ab 10 bis 20 Mitarbeitern somit ein kleines bzw. mittelständischen Unternehmen oder sobald die Versicherungsverträge unübersichtlich für die Mitarbeiter bzw. Abteilungen werden.
Wobei die Ansprüche zwischen kleineren und mittelständischen Unternehmen etwas auseinander gehen.
Digitalisierung zwischen KMU und Mittelstand
| Kleine Unternehmen | Mittelständische Unternehmen | |
| Digitalisierung | Großes Interesse, einfache Lösungen; gerne auch kostenlose Self-Service-Portale | Interessiert, Budget vorhanden, Integration von digitalen Tools, die Prozesse und Systeme gewinnbringend vorantreiben |
| Beratung | Eigene private Erlebnisse sind häufig die Basis für weitere Entscheidungen; Allgemeine digitale Lösungen mit einfachen Tools sind gefordert | Gewünscht ist individuelle Beratung; Ziel ist es, digitale Services mit effizienten Prozessen zu erhalten |
| Bedarf an Beratung | Selbsterklärende Versicherungsprodukte; gebündelte Angebote | Komplexere Versicherungslösungen, häufig mit Zusatzleistungen |
| Ressourcen | Kaum Ressourcen im Unternehmen, gerne einen Ansprechpartner | Häufig Kapazitäten im Haus vorhanden; Lösungen gerne mit digitalen Tools
|
| Technische Anforderungen | Simple und vor allem benutzerfreundliche Plattformen; mobil sollte es sein | Wichtig: Schnittstellen zu anderen Abteilungen im Unternehmen, modifizierbare Systeme |
| Erwartung an Service | Gute Erreichbarkeit, Schnelle Abwicklung, digitale Kommunikation | Gerne über unterschiedliche Kanäle; digitale Services; persönliche Betreuer / Kontakt |
Für mittelständische Unternehmen, die unabhängig von Versicherern bleiben möchten, können sich mit ihrer IT-Landschaft über cloudbasierte Systeme an die Vertragsverwaltung, Schadenbearbeitung, Reporting, usw. hängen. Somit können sie darüber die Verwaltung, etc. steuern.
- Mit diesen cloudbasierten Lösungen können die Unternehmen ihr Versicherungsmanagement digital und eigenständig betreiben.
Der Mittelstand verfügt über Möglichkeiten, die Digitalisierung zu integrieren, kommt aber in der Umsetzung häufig nur langsam voran.
Auch für kleinere Unternehmen bieten sich unabhängige Tools an, um die Verwaltung der Versicherungen sinnvoll zu gestalten.
- Auch hier können cloudbasierte Systeme zum Einsatz kommen und effektiv Arbeitsschritte reduzieren sowie automatisiere Prozesse vorantreiben.
Die kleinen Betriebe sind häufig digital affiner und wünschen sich schnelle, einfache Online-Lösungen.
Es lässt sich erkennen, der Bedarf ist vorhanden. Sowohl bei mittelständischen Unternehmen als auch bei kleinen Betrieben.
Verbergen sich hinter all den Neuerungen und Erkenntnissen auch Nachteile?
Ja, sicher. Trotz aller Effizienz Gewinnung gibt es auch folgende Herausforderungen:
Datenschutz und Datensicherheit:
Sobald sensible Daten ins Spiel kommen, müssen auch stets die Sicherheitsvorkehrungen angepasst werden. Szenario es kommt zu einem Cyberangriff und dabei entsteht ein Datenleck. Schulung von Personal
Technische Hürde:
Gegeben falls fehlt es an Personal, dass sich mit der Thematik auskennt und die Firma unterstützt. Weiter sollte die IT-Ausstattung zeitgemäß sein und mit den technischen Standards eingerichtet sein.
Wartungs- und Update:
Gilt in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Zusätzliche Kosten für Hostings und Support. Technische Abhängigkeit.
Persönliche Beratung:
Digitalisierung kann auch den persönlichen Kontakt reduzieren. Es fehlt an individueller Beratung vor allem auch bei komplexen Versicherungsfragen.
Rechtliche Grundlagen:
Müssen stets im Auge behalten werden da sich die gesetzlichen Vorgaben ändern können. Die Anforderungen sind häufig komplex und erfordern regelmäßigen Überprüfung.
WICHTIG! Unvorhergesehenes kann immer passieren, deshalb empfehlen wir, vorausschauend zu handeln. Die digitale Welt kennt schließlich keinen Stillstand. Komm gerne auf uns zu – wir kennen gute Lösungen, um schnell und effizient die IT-Strukturen deines Unternehmens zu verbessern.
Digitales Versicherungsmanagement – gewünscht von allen, ob kleinen und mittelständischen Unternehmen, Architekturbüros, Ingenieurbüros oder anderen Branchen. Es tut sich einiges in der Umsetzung, aber noch nicht flächendeckend. Häufig stehen noch der persönliche Kontakt sowie die klassischen Prozesse im Vordergrund.
Es bleibt ausbaufähig und vor allem spannend!
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Was ist digitales Versicherungsmanagement im Unternehmen?
Digitales Versicherungsmanagement im Unternehmen bedeutet, sämtliche Versicherungsunterlagen nicht mehr auf Papier, sondern zentral in einer sicheren Online-Plattform abzulegen. Verträge, Policen und Schadensmeldungen werden automatisch thematisch sortiert und sind so jederzeit per Klick verfügbar. Mitarbeitende an verschiedenen Standorten können parallel auf denselben Datenbestand zugreifen, ohne E-Mails hin- und herzuschicken oder Papierordner zu transportieren. So verschwenden Sie keine Zeit mehr mit dem Suchen und Ablegen von Dokumenten – alles läuft digital und transparent.
Wie spare ich mit digitalem Versicherungsmanagement Zeit?
Über vordefinierte Workflows und automatisierte Formulare lassen sich Standardaufgaben wie Schadenmeldungen oder Verlängerungen ohne manuellen Aufwand abwickeln. Einmal eingegebene Daten werden in allen relevanten Bereichen synchronisiert, sodass Doppelarbeit entfällt und Erfassungsfehler minimiert werden. Dank Suchfunktionen und Schlagwort-Tags finden Sie jede Police in Sekundenschnelle. Das Ergebnis: kürzere Bearbeitungszeiten, mehr Kapazitäten für Kernthemen und deutlich weniger Verwaltungsaufwand.
Ab wann lohnt sich digitale Versicherungsverwaltung?
Schon ab rund 10-20 Mitarbeitern steigt die Komplexität Ihrer Verträge so stark, dass herkömmliche Ordnerstrukturen nicht mehr ausreichen. Sobald mehrere Abteilungen oder Standorte involviert sind, schafft ein System für digitales Versicherungsmanagement im Unternehmen klare Zuständigkeiten und verhindert Informationssilos. Das schafft nicht nur Ordnung, sondern erhöht auch die Nachverfolgbarkeit von Fristen und Kosten und verbessert Ihr Reporting gegenüber Geschäftsleitung und Wirtschaftsprüfern.
Welche Vorteile hat ein cloud-basiertes System?
Ein cloud-basiertes System läuft ohne eigene Serverinfrastruktur und lässt sich schnell skalieren – Sie zahlen nur, was Sie wirklich nutzen. Updates und neue Funktionen werden automatisch eingespielt, ohne lange IT-Projekte oder Ausfallzeiten. Über offene Schnittstellen (APIs) verbindet sich die Plattform direkt mit Buchhaltung, CRM und anderen Unternehmenssystemen. So schaffen Sie durchgehende, digitale Prozesse von der Rechnung bis zur Schadenregulierung und gewinnen volle Transparenz über alle Versicherungskosten.
Gibt es Nachteile beim digitalen Versicherungsmanagement?
Ja, die Einführung erfordert eine saubere Migrationsplanung: Bestehende Dokumente müssen digitalisiert und in das neue System übertragen werden. Datenschutz und IT-Sicherheit müssen oberste Priorität haben – hier sind regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden und penible Rechtevergabe unverzichtbar. Zudem fallen laufende Kosten für Hosting und Support an, und Sie sind auf einen verlässlichen Anbieter angewiesen. Mit klaren Prozessen und einem erfahrenen Partner lassen sich diese Herausforderungen jedoch gut meistern und amortisieren sich schnell durch Zeit- und Kosteneinsparungen.